Aluminium Bühnen System
Finnish National Opera and Ballet
Finnish National Opera and Ballet

Interview zum Thema Barcodes mit Tapio Säkkinen und Kari Mokkila

Hallo Herr Säkkinen, hallo Herr Mokkila,
heute wollen wir über Barcodes im Theater sprechen.

Wir sind seit 1993, damals noch unter dem Namen “Theaterbaukasten Dresden”,  in Kontakt und haben damals, also vor fast 30 Jahren, auch zum ersten Mal Baukastenmaterial an Sie geliefert.
Als ich Sie vor einigen Wochen fragte, ob unsere aktuelle Lieferung wohlbehalten in Helsinki angekommen sei, antworteten Sie, dass alles gut eingetroffen sei, bereits mit Barcodes versehen und ins Lager gebracht wurde.

Barcodes??? Das war das erste Mal, dass ich von der Verwendung eines Barcodesystems im Theater hörte.  

Das hat mich neugierig gemacht und ich glaube, dass das Thema auch für viele Theaterschaffende, mit denen wir in Kontakt sind, interessant sein könnte.

Ich freue mich also, dass Sie bereit sind, Ihre Erfahrungen mit uns zu teilen, und hoffe, dass wir neue Einsichten und Erkenntnisse gewinnen werden.

Ventum-S Bühnentechnik

Herr Säkkinen, Herr Mokkila, wenn man etwas grundlegend Neues einführt, dann oft, um einen Missstand oder zumindest ein Problem zu lösen.
War das auch bei Ihnen im Vorfeld der Fall? Was war die Ausgangssituation und wann war das?

Wir haben die Kulissen für etwa 100 Produktionen und 27.000 Kostüme auf Lager. Dazu noch eine grosse Menge an Kleinmaterial. Die bisherige Lager-Systematik war nicht in der Lage, diese Menge an Material in der gewünschten Qualität zu verwalten. Eine neue Lösung musste gefunden werden. Es sollte möglichst genau abgebildet werden, was vorhanden ist und wo es sich gerade befindet. Ausserdem sollte die Bedienung des Lagersystems vereinfacht werden. Um dies zu erreichen, haben wir ein Trail Asset Management System eingeführt, das auch als Logistiksystem fungiert.
Trail ist ein in Finnland, ursprünglich für Theater,  entwickeltes System. Inzwischen wird es auch in vielen anderen Bereichen genutzt. Wir haben es in einem Pilotprojekt eingeführt und seit 2011 zusammen mit Trail Systems weiterentwickelt.

Wir wissen bereits, dass unsere modularen Aluminiumkomponenten Teil Ihres Barcodesystems sind. Welche anderen Komponenten sind zusätzlich in das Barcode-System integriert?

Wir haben so ziemlich alles, was wir im Theater an Materialien verwenden, in das Barcodesystem integriert. Z. B. sind alle Bühnenbilder, Kostüme und Requisiten, sogar die Ballettschuhe und außerdem die Möbel des Opernhauses, die Maschinen usw. integriert.

Können Sie kurz die Systematik Ihres Barcodesystems beschreiben? Ich meine, wie genau können Sie die Standorte der Komponenten bestimmen?
Wer hat Zugriff auf die Standortdaten und wo sind diese gespeichert?

Bei Sets wird jede zugehörige Arbeitszeichnung mit einem Barcode-Aufkleber versehen, der nach Fertigstellung des Sets aufgeklebt wird. Fertige Sets werden von einem mobilen Gerät auf einen Lagerwagen eingelesen, dann wird der Wagen auf seinem „Parkplatz“ oder auf einen LKW, der zum Lager fährt, eingelesen. Im Lager wird der Wagen an seinem Bestimmungsort eingelesen.

Die Daten sind für alle Techniker über Mobiltelefon verfügbar. Die Transportaufträge laufen über das Programm Trail. Auf dem Transportauftrag wird ein Zeitfenster angegeben, in dem die Ware im Opernhaus sein muss.  Somit kann vollständig, rechtzeitig und effizient geladen werden. Situationen, in denen dann nur noch der Versand per Luftfracht helfen würde, werden somit vermieden.

Welche Hardware und Software mussten Sie anschaffen?

Wir verwenden die Software “Trail Asset Management”.
Wer sich genauer darüber informieren möchte, findet weitergehende infos unter folgendem Link: https://trail.fi/
Wir haben mit der Software gute Erfahrungen gemacht und wir haben die Software kontiniuierlich zusammen mit dem Anbieter weiterentwickelt und optimert, so dass unsere Erfahrungen mit ins Produkt eingeflossen sind.

Hardwareseitig nutzen wir handelsübliche  PC, Mac, Mobiltelefone oder Handheld-Geräte sowie verschiedene Barcodedrucker.

Wie lange hat es von den ersten Überlegungen bis zur Implementierung gedauert und auf welche Schwierigkeiten sind Sie gestoßen?

Von den ersten Gedanken bis zur Umsetzung ist etwas Zeit vergangen. Dazu kam noch, dass wir den ersten Versuch mit einer Software für den Einzelhandel unternommen haben. Diese erwies sich jedoch als zu komplex und somit zu umständlich. Daraufhin sind wir auf die Trail-Software umgestiegen, mit welcher wir heute arbeiten. Der ganze Prozess hat insgesamt ein paar Jahre gedauert.

War es schwierig, die Mitarbeiter an das neue Verfahren zu gewöhnen?

Alles, was neu eingeführt wird, braucht seine Zeit. Die Mitarbeiter müssen das neue System akzeptieren und schätzen lernen. Jetzt funktioniert aber alles reibungslos. Die Mitarbeiter sehen die Vorteile des Systems und arbeiten gerne damit.

Haben sich die Hoffnungen, die Sie zu Beginn in das Barcode-System gesetzt haben, bestätigt?

Im Großen und Ganzen funktioniert alles sehr gut und wir haben unsere Ziele in diesem Bereich erreicht. Die Verwaltung der Materialien geht wesentlich schneller als zuvor und der Überblick ist viel besser, als es mit hergebrachten Systemen jemals möglich gewesen wäre. Es bleibt natürlich immer Raum für Verbesserungen und daran arbeiten wir permanent.

Barcode system helsinki

Gibt es Dinge, die Sie heute anders machen würden?

Wir waren nicht in der Lage, die Anzahl der für den Transport benötigten barcodierten Teile abzuschätzen, da das Ganze wichtiger ist als jedes einzelne Teil. Deshalb haben wir Einheiten für Transportwagen gebildet.

Bei den VENTUM-S-Teilen haben wir jedes Einzelteil zu einem eigenen Individuum gemacht. Besser wäre es gewesen, die Gesamtzahl der Normteile zu verwalten. Also z. B. 5 Stück Aluminiumpraktikabel 1x1x1 m.  Dies würde uns einfacher erlauben zu sehen, wieviel Stück eines bestimmten Normteiles verfügbar sind. So haben wir jetzt jedes der vorgenannten Praktikabel einzeln erfasst, was nur die zweitbeste Lösung darstellt.

Ist mit der jetzigen Ausbaustufe das Ende der Fahnenstange erreicht, oder gibt es Pläne, das System noch weiter auszubauen oder zu optimieren?

Die Entwicklung zusammen mit Trail Systems ist ein fortwährender Prozess. Dieser wird aufgrund der sich verändernden Anforderungen und auf Grund von immer neuen Ideen zur weiteren Optimierung wohl niemals abgeschlossen sein.

Wir haben aber bereits jetzt ein Level erreicht, welches uns die Arbeit sehr erleichtert und uns einen guten Überblick über die Anzahl und den Standort der Materialien erlaubt.

Gibt es vielleicht einen Schritt-für-Schritt-Plan, den Sie empfehlen würden, oder ist es besser, gleich loszulegen?

Es ist besser, gleich loszulegen. Schritt für Schritt würde ja bedeuten, dass man eine Zeitlang mehrere Lagersysteme nebeneinander betreiben muss. Davon kann ich nur abraten. Viele Theater verwenden Trail und wer damit beginnen möchte, wird sicherlich gute Ratschläge von Kollegen erhalten. Gerne auch von uns.

Können wir eine Zoom-Session vereinbaren, bei der Interessierte Ihnen spezielle Fragen zum Barcode-System stellen können?

Wir können über die Firma VENTUM-S einen Zoomtermin vereinbaren, bei welchem wir gerne alle Fragen der Teilnehmer beantworten.

Herr Säkkinnen, Herr Mokkila, wir bedanken uns für Ihre Zeit und Ihre Bereitschaft, unseren Partnern und Kunden Ihr Wissen zur Verfügung zu stellen.
Ihnen beiden einen schönen Tag und weiterhin viel Erfolg mit dem Bardcodesystem.

Anmerkung: Wer Interesse an diesem Thema und an dem vorgenannten Zoomtermin hat, möge sich bitte bei uns melden. Wir werden dann einen Termin organisieren.

 

Workshop Bühnentechnik

Liebe Kunden, Partner, Freunde,
es ist wieder mal soweit. Am 24. November findet unser nächster Workshop in Dresden statt.
Neben den bekannten Themen (Drehscheibe, Bühnensystem und Mecanum Bühnenwagen) sind diesmal auch unsere Neuentwicklungen Hebeeinrichung und Schrägenadapter am Start.

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